Både Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften er omfattende og inneholder mye informasjon, lover å regler å forholde seg til. I denne artikkelen forklarer vi i grove trekk hvordan du kan utarbeide din internkontroll og jobbe systematisk med HMS arbeidet sammen med de ansatte og hvordan prosessene kan dokumenteres i Runwell.

1. HMS Mål:

Først og fremst er det viktig å forstå målene for HMS i din virksomhet. Hvert år må du utarbeide minimum 3 HMS målsettinger for din bedrift. Vi oppfordrer deg til å definere klare og realistiske mål som tar sikte på å beskytte ansattes helse og sikkerhet, minimere miljøpåvirkning og sikre overholdelse av relevante forskrifter. Alle HMS mål skal evalueres på slutten av hvert år i en HMS revisjon.  Et eksempel på HMS mål kan være å “Redusere sykefravær som følge av ergonomiske skader med 2%”.

I Runwell kan du velge å sette opp egne HMS mål eller å benytte deg av forslagene vi kommer med basert på din virksomhet.

‍

‍

2. Utarbeide en Handlingsplan:

Når dere har definert HMS mål for året så skal dere beskrive hvordan man skal jobbe for å oppnå målene som er satt. Dette kalles for en HMS handlingsplan. En handlingsplan består av planlagte aktiviteter, dokumentasjon på at de er gjennomført, hvem som har vært til stede, samt en evaluering av hvordan aktivitetene har blitt gjennomført. Til slutt skal dere utarbeide en årsrapport som oppsummerer HMS-arbeidet gjennom året.

En typisk handlingsplan består av jevnlige HMS møter hvor man jobber med avvik, revisjon av risikovurderinger og prosedyrer, kartlegger og øker de ansattes kompetanse gjennom brannøvelser, kurs og andre aktiviteter. Listen er ikke uttømmende, agendaen i HMS møtene må baseres på virksomhetens HMS-mål og behov.

I Runwell har vi utarbeidet en egen arrangementsmodul som er en blanding av en Outlook kalender og et Facebook arrangement. Løsningen vår gjør det enkelt å planlegge og dokumentere HMS møter. Man inviterer inn de ansatte og utarbeider en agenda. Etter møtet er gjennomført lager man et referat direkte i arrangementet, delegerer oppgaver, kurs, avvikshåndtering, risikovurdering med mer direkte til de ansatte. Når deltakerne har gjennomført sine oppgaver blir dette dokumentert direkte i arrangementet. På denne måten er din HMS-plan til enhver tid oppdatert og dokumentert.

‍

Les mer om HMS planer ved å trykke her. Eller trykk her dersom du vil lese mer om vår kalender funksjonalitet.

3. Risikovurdering:

Formålet med en risikovurdering er å kartlegge farer, vurdere risikoen og iverksette risikoreduserende tiltak. Gjennomfør regelmessige risikovurderinger for å identifisere potensielle farer i din virksomhet. Dette kan inkludere vurdering av arbeidsprosesser, miljøpåvirkning og mer. 

Tradisjonelt sett utarbeides risikovurderinger i et Excel ark. Utfordringen er ofte at de risikoreduserende tiltakene ikke blir utført. I Runwell kobler man de risikoreduserende tiltakene direkte til de ansvarlige slik at de får beskjed om å utføre en oppgave, ta et nytt kurs eller lignende. Under følger et eksempel som beskriver hvordan Runwell automatiserer disse prosessene.

La oss si at du risikovurderer noe så generelt som fare for brann i lokalet. Hva er risikoreduserende tiltak? Jo, det kan være at dere går brannvernrunder regelmessig. For den ansatte som utfører brannvernrundene så er det bare noen oppgaver på “to-do” listen, men disse er koblet til risikovurderingen slik at systemet dokumenterer at dere utfører tiltakene som er satt. Videre kan dere oppgi kompetanseheving blant de ansatte som et risikoreduserende tiltak. Da kan dere koble beredskapskurset (som dere får gratis i Runwell) til risikovurderingen. Dermed får alle ansatte beskjed om å gjennomføre kurset og dere får dokumentert økt kompetansen blant de ansatte.

‍

‍Du kan lese mer om risikovurderinger og hvordan det utføres i Runwell her.

4. Opplæring av ansatte:

Opplæring av ansatte er nøkkelen til suksess. Sørg for at dine ansatte er klar over risikoene og vet hvordan de skal handle i nødsituasjoner. Runwell kan hjelpe deg med å øke kompetansen til dine ansatte gjennom våre skreddersydde kurs som er inkludert i abonnementsprisen.

I Runwell finner du kurs innen psykososialt arbeidsmiljø, ergonomi, HMS, matsikkerhet, beredskap og mye mer. Våre kurs er nettbasert og består av  noen sider med pensum og bilder før man får flervalgsoppgaver om temaet man akkurat har lest. Kursene er enkle å utføre, og gjøres på relativt kort tid. Du som leder har til enhver tid oversikt over hvem som har utført kursene, og hvem du må purre.

‍

‍

5. Prosedyrer:

Hva er egentlig en prosedyre og hva er hensikten? Det er spørsmålet vi i Runwell stilte oss før vi gikk i gang med å utvikle våre smarte og automatiserte prosedyrer.

Tradisjonelt sett er en prosedyre et langt og teksttungt dokument utformet for å tilfredsstille internkontroll- eller HMS forskriften. Hensikten med en prosedyre er å sørge for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre arbeidsprosesser på en effektiv og trygg måte. Derfor har vi i Runwell tatt bort så mye tekst som mulig i våre prosedyrer, samlet alt som er nødvendig og automatisert så mye som mulig, slik at de ansatte øker sin kompetanse og forstår hvordan de skal jobbe i praksis uten å lese lange dokumenter.

‍

‍

Les mer om Runwell sitt prosedyreverktøy her.

Ved bruk av Runwell kan du oppnå effektiv HMS-praksis som beskytter dine ansatte, miljøet og virksomheten din. HMS er en investering i fremtiden som gir fordeler på lang sikt.

Ta gjerne kontakt med oss for mer informasjon eller for å diskutere hvordan vi kan støtte deg i din HMS-implementering. Sammen kan vi skape en tryggere og mer bærekraftig arbeidsplass.

Vil du vite mer om Runwell? 

Ta kontakt med Petter på telefon 918 49 134 eller mail Petter@runwell.no